Negoziare in modo efficace

articolo a cura di Giulia Giglio

“Volente o nolente ciascuno di noi è un negoziatore”

Così esordivano gli studiosi Fisher e Ury nel 1981. Numerosi aspetti concorrono a rendere la negoziazione una competenza oggi sempre più necessaria: il divenire continuo delle relazioni internazionali, i mutamenti economici e la dinamicità del mondo degli affari, la globalizzazione, l’informatizzazione e l’incompletezza dei contratti.

Ecco dieci massime da ricordare quando si intraprende una negoziazione.

Non sottovalutare la fase di preparazione

Negoziatori non si nasce, la pratica, infatti, aiuta a migliorare le proprie prestazioni. Tuttavia, non si deve correre il rischio di affidarsi troppo all’esperienza, rinforzando pratiche o abitudini errate o poco efficaci.

Occorre innanzitutto individuare le parti coinvolte: è opportuno chiedersi quale siano i ruoli delle parti presenti e quale sia il loro grado di legittimità a trattare. Inoltre avere informazioni sugli interessi e posizioni della controparte è fondamentale per sapere come affrontare una negoziazione.

Anche lo scenario temporale della negoziazione è un aspetto da non sottovalutare. Se si tratta di una transazione d’affari, che verosimilmente non si ripeterà, l’obiettivo è massimizzarne il risultato, se si tratta di una negoziazione a lungo termine sarà invece interesse comune mantenere una buona relazione tra le parti.

Infine anche le convenzioni sociali e il luogo della negoziazione sono importanti: secondo l’esperto del settore Thompson negoziare nel proprio territorio offre un ovvio vantaggio e un simmetrico svantaggio dall’altra parte, sempre più spesso inoltre le negoziazioni avvengono usando mezzi tecnologici come telefono o posta elettronica. Importante è anche scegliere la modalità tra negoziazione pubblica o negoziazione privata, senza dimenticare che l’effetto osservatore può indurre i partecipanti a comportarsi in modo diverso se sanno di essere osservati.

Far lievitare la torta

Pensare che quanto costituisce un guadagno per noi si traduca autonomamente in una perdita per la controparte non è quasi mai vero. Se si guarda un solo argomento (come il prezzo di una cosa) è facile che la negoziazione sia a somma zero, ma se si coopera con la controparte è più facile trovare occasioni di mutuo guadagno e far di conseguenza lievitare la torta nel tavolo delle trattative, creando opportunità per tutti.

Anche se le parti alla fine sono soddisfatte ciò non toglie il fatto che si possano aver dimenticato risorse disponibili, ma se si fa lievitare la torta, esplorando tutte le possibilità, si crea valore e si ottiene un risultato positivo per entrambe le parti.

Si parla spesso di approccio win-win per intendere una negoziazione in cui entrambe le parti hanno ottenuto un risultato migliore di quello che avrebbero ottenuto se non avessero negoziato: tuttavia, solo meno del 4% dei partecipanti ci riesce.

N.B. Non bisogna confondere la strategia di scendere a compromessi come un risultato win-win. Questa infatti non fa lievitare la torta, ma spartisce solo le risorse già presenti.

Mai accettare accordi peggiori del proprio BATNA

Prima di iniziare una negoziazione occorre porsi alcune domande:

Che cosa voglio ottenere?

Sapendo che è controproducente sia fissare obiettivi irrealizzabili, rifiutando a prescindere le proposte della controparte, sia accontentarsi di troppo poco. Puntare troppo in basso infatti può portare a risultati inferiori a quelli potenziali e si rischia che la controparte accetti immediatamente la nostra proposta e a questo non c’è rimedio.

Quali sono le mie alternative in caso non si raggiunga l’accordo?

Prima di iniziare una negoziazione bisogna determinare il proprio minimo accettabile. In tal modo, l’offerta, per essere accettata, dovrà essere anche solo appena preferibile alla propria migliore alternativa disponibile in caso non si raggiunga l’accordo.

Le proposte della controparte vanno sempre quindi confrontate con il proprio BATNA, ossia la propria migliore alternativa disponibile, e non con l’obiettivo che si aveva prefissato. Il BATNA può variare, ma non bisogna permettere alla controparte di manipolarlo, non dovrebbe nemmeno essere rivelato. Al contrario, per quanto sia possibile sarebbe utile cercare di determinare il BATNA della controparte per capire fino a quanto ci si può spingere.

Focalizzarsi sugli interessi invece che sulle posizioni

Le posizioni di solito sono contrapposte, occorre invece capire gli interessi che muovono la controparte. Questi difficilmente sono identici ai nostri ed è più facile quindi cercare di incastrarli, facendo lievitare la torta.

Ad esempio, se due sorelle litigano per la stessa arancia, mostrano solo la loro posizione e in questo caso qualunque ripartizione che distribuisca completamente l’arancia ad una delle parti andrà a discapito dell’altra. Se invece si concentrassero sui rispettivi interessi si scoprirebbe che una vuole il succo per farne una spremuta e l’altra vuole la buccia per farne dei canditi. In questo modo si evita il falso conflitto.

Ogni offerta della controparte è una combinazione di informazioni, ma è possibile acquisirne di maggiori con le domande “perché?” o “perché no?” evitando che suonino come una richiesta di giustificazione.
È fondamentale porre domande alla controparte, sfruttando ampiamente il silenzio che si crea successivamente come punto di pressione da sfruttare. Parlare subito dopo aver posto una domanda è un errore grave da evitare, perché trasforma un punto di vantaggio in uno svantaggio.

Il processo di ricerca di informazioni non deve essere unilaterale, quando si espone una proposta bisogna innanzitutto spiegare gli interessi che la motivano, ricordandosi che rivelare troppo può però creare un certo svantaggio. Non si dovrebbero fornire informazioni che non ci si aspetterebbe di ricevere, come quelle relative al proprio BATNA.

Non farsi ancorare

Vi siete mai chiesti come mai spesso nei negozi due paia di scarpe completamente identiche, ma di colore solo diverso, hanno due prezzi differenti?
Se avete comprato quelle con il prezzo più basso, comparandole alle altre, non avete fatto di certo un grande affare, ma siete stati appena ancorati!

L’ancoraggio si verifica quando le persone devono assegnare un valore a una quantità ignota e lo fanno partendo da un valore a loro disponibile. Se si fa la domanda “Gandhi aveva più o meno di 144 anni quando morì?” e poi ancora “A che età morì?” otteniamo una stima superiore di quella che otterremo se al posto di 144 anni mettessimo 35. La prima offerta può avere un importante punto di ancoraggio e quindi ha una grande correlazione con il prezzo che si raggiunge poi con l’accordo.

Se la controparte fa uso di questa tecnica, per difendersi occorre ricercare criteri di valore oggettivi e non fermarsi a quelli che dà la controparte. Questi possono essere dati dal valore del mercato. In ogni caso il BATNA rappresenta la miglior difesa per non cadere in trappole cognitive.

È giusto fare la prima offerta?

Per Thompson fare la prima offerta, ponendosi obiettivi audaci ma al tempo stesso realistici può rappresentare un importante punto di ancoraggio. Altri invece sostengono che non bisognerebbe mai fare la prima offerta, aspettando che la faccia la controparte per avere maggiori informazioni. Non è saggio effettuare una prima offerta in termini di intervallo, perché ovviamente la controparte prenderà in considerazione l’estremo a lei più favorevole.
Quando la controparte fa la prima offerta non bisogna ricadere nell’effetto ancoraggio. Questo si può ottenere effettuando una tempestiva controfferta.

Mai effettuare più concessioni di seguito

È un errore grave da non commettere. Fare concessioni in una negoziazione è normale, ma deve essere un processo di scambio. Gli acquirenti raggiungeranno il massimo grado di soddisfazione a fronte di concessioni graduali mentre il grado di soddisfazione sarà minimo a fronte di concessioni immediate. È meglio pianificare preventivamente le concessioni che si andranno a fare ed è meglio supportare le proprie offerte con i fatti.

È utile infatti prepararsi pacchetti di proposte che si reputano equivalenti, che, al momento opportuno, andranno offerti tutte insieme alla controparte per poter determinare quali sono le sue preferenze. La controparte dovrà decidere un determinato pacchetto e non costruirsi il bouquet selezionando le alternative migliori da ciascuno di essi. Proporre offerte articolate anziché negoziare su un unico punto aiuta a non far naufragare la negoziazione al primo ostacolo.

Tuttavia offrire troppi pacchetti può creare confusione nella controparte, ragion per cui è opportuno proporre non più di 3 pacchetti contemporaneamente.

Attenzione all’effetto cornice

Generalmente il valore che gli individui attribuiscono a un bene varia a seconda che il bene sia in loro possesso oppure no. Chi vende un bene infatti tende a considerarlo di valore maggiore rispetto a chi lo deve comprare.

L’effetto cornice sono gli ampi cambiamenti di preferenze causati da variazioni anche minime nella formulazione dei problemi di scelta.

Pagare 5 euro per partecipare a una lotteria che offra di vincere 100 euro con una probabilità del 10% e di non vincere nulla con la probabilità del 90%

è diverso da

Accettare una scommessa che offra la possibilità di vincere 95 euro con il 10% di probabilità e la possibilità di perdere 5 euro con una probabilità del 90%.

Sebbene siano alternative equivalenti numerosi soggetti le ritengono differenti, accettandone una e respingendo l’altra.

Non lasciarsi trascinare dalle emozioni

Bisognerebbe sempre separare le emozioni dalle persone, invece si tende a proiettare sulla controparte le responsabilità di ciò che sta accadendo.
Nelle situazioni difficili le reazioni più comuni sono discutere e incrementare il conflitto, occorre invece distaccarsi e guardare la situazione dall’esterno, come un terzo spettatore.

Inoltre è utile anche immedesimarsi nella controparte, guardando dal suo punto di vista per capire quali sono gli interessi che muovono la sua posizione e talvolta lasciare che sfoghi le proprie emozioni negative. Occorre ascoltare attivamente, ripetere la posizione espressa dall’altro, riformulandola, così si è sicuri di ciò che viene detto e si può esprimere disaccordo. Se necessario, infine, può essere opportuno compiere gesti simbolici come lo scusarsi.

Se proprio non si riesce a mettersi d’accordo?

Quando le parti non riescono a raggiungere un accordo può essere utile prendere in considerazioni contratti contingenti, i cui termini sono legati ad eventi futuri. Così si potranno gestire in modo funzionale alcune trappole magari esistenti nella negoziazione e mettere alla prova l’onestà della controparte. Questi contratti sono però rischiosi se la controparte ha informazioni più attendibili.

Nelle negoziazioni complesse, inoltre, è utile stipulare accordi preliminari. Questi sono accordi iniziali e parziali, dove si decidono solo determinati punti e clausole, senza affrontare o risolvere tutti gli aspetti. Questo aiuta a creare una relazione di fiducia tra i contraenti e rende più facile stipulare in seguito l’accordo completo.

Infine, se le parti non riescono autonomamente a concludere alcun accordo, ci si può rivolgere volontariamente o ex lege a una terza parte, attraverso la mediazione o l‘arbitrato.

 

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Alessio Colella

Nato a Torino nel 1994. Studente di Ingegneria Gestionale, amo raccontare tutto ciò che mi circonda.