Gli step fondamentali per organizzare un evento in una Junior Enterprise

12 Marzo 2018

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Una delle attività gestite in una Junior Enterprise è l’organizzazione di eventi, impresa complessa che, a seconda della portata dell’evento stesso, richiede il lavoro di team trasversali e coordinati.
La pianificazione degli step da seguire affinché il progetto riesca al meglio è fondamentale.
Ecco alcune delle fasi da tenere a mente nel processo di planning.

 

Step 1: Fissare gli obiettivi

La prima cosa da fare è decidere cosa si vuole ottenere con la realizzazione del progetto e comprendere come raggiungere gli obiettivi fissati nel modo più efficiente possibile.
Quando il core business di una Junior Enterprise non riguarda l’organizzazione e la gestione di eventi, è importante porsi qualche domanda prima di iniziare a lavorare.

Quali benefici otterrò da questo evento?
Quali sono i motivi che mi spingono a partecipare?
Quanto è fattibile il progetto che ho in mente?

Sono tutti quesiti che cercano di focalizzare l’attenzione sul risultato, in modo da poter programmare in anticipo le fasi operative, senza perdere di vista il quadro generale.
Le ragioni possono essere diverse, come ad esempio creare una customer base più ampia, rafforzare partnership con aziende del settore o semplicemente consolidare l’immagine della propria JE a livello territoriale e non.  

Ognuno di questi obiettivi serve a capire quale taglio dare all’evento, come strutturarlo e come gestirlo quando prenderà vita.

 

Step 2: Identificare il target e il team di lavoro

Per individuare un target specifico verso cui indirizzare tutti gli sforzi organizzativi è necessario conoscere il proprio interlocutore.

Da questa scelta dipendono tutte le fasi successive e non è da sottovalutare: mirare a un pubblico troppo generico è l’errore che si commette più spesso e si finisce per non raggiungere quei potenziali partecipanti che sarebbero stati ideali per la riuscita dell’evento.

Restringere il campo aiuta a immedesimarsi nel target scelto e a predisporre delle azioni specifiche per raggiungerlo e soddisfarlo.

Il passo successivo è quello della creazione del team di lavoro: la prima regola da tenere a mente è che nessuno può riuscire a mettere in piedi un evento di successo solo con le proprie forze.

Il lavoro di squadra è fondamentale!

Un project manager è sempre il punto di riferimento, ma ha bisogno di un team eterogeneo che sia in grado di occuparsi dei diversi aspetti chiave: Marketing&Comunicazione, Logistica, Fundraising e Design lavorano alle fasi indispensabili per la riuscita del progetto, insieme a qualunque area più tecnica che verrà coinvolta in base al tipo di evento organizzato.

 

Step 3: Fasi operative

Una volta che obiettivi e target sono stati definiti, il team può passare alle vere e proprie fasi di pianificazione.

Bisogna stabilire come procedere, mettendo a punto strategie di comunicazione, contenuti grafici, partner e sponsor da contattare, location per ospitare l’evento e fabbisogno di risorse per lo staff.
Uno dei primi elementi da identificare è il budget a disposizione, tenendo presente che il contenimento dei costi è sempre un punto critico per la realizzazione di un progetto.

Il passo successivo è quello dell’identificazione delle macro-fasi: pianificare, programmare e monitorare gli step che porteranno alla riuscita dell’evento non è un’impresa semplice ed è necessario che tutte le aree della JE collaborino affinché si raggiungano i risultati prefissati. 

Ogni componente della squadra delegherà, quindi, agli altri membri della propria area quei compiti più pratici che richiedono un impegno quotidiano e costante.
È importante darsi delle scadenze, per non rimanere indietro sulla tabella di marcia, ma soprattutto comunicare frequentemente, facilitando il lavoro di tutti.

 

Step 4: Realizzare l’evento

Con l’avvicinarsi del momento X ci si deve assicurare che tutto sia in ordine e che gli imprevisti possano essere gestiti nel miglior modo possibile.

Fare un check delle to do list è sempre una buona prassi per evitare di dimenticare qualcosa, magari con una riunione del team e una verifica dei compiti assegnati.

È ora di iniziare: siete pronti, avete organizzato i turni dello staff, ognuno ha il suo compito, i partecipanti sono arrivati e l’evento sta finalmente prendendo forma.

Se tutto sta andando per il verso giusto vuol dire che il lavoro fatto in precedenza è stato pianificato correttamente, in caso contrario niente panico, si può sempre cambiare rotta con qualche accorgimento. La filosofia delle Junior Enterprise è il Learning by Doing e gli errori sono importanti per capire come migliorare e reindirizzarsi verso l’obiettivo.

 

 

Step 5: Festeggiare

 Tirate pure un sospiro di sollievo, l’evento è concluso e tutto è andato per il meglio. 

 

Le partnership con le aziende che hanno collaborato sono state consolidate, i partecipanti sono soddisfatti e la vostra Junior Enterprise continua ad affermarsi nella realtà in cui opera.

Non è superfluo prendersi un istante per festeggiare con la vostra squadra e assorbire la soddisfazione del momento.
Il successo personale e del team è importante per ricordarsi che il duro lavoro paga sempre e che insieme si cresce e si raggiungono gli obiettivi fissati.

Non vi resta che raccogliere i frutti dell’operato svolto e usarli per continuare a lavorare con lo spirito giusto.

 

Buon evento a tutti!

 

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Marian Milazzo

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