L’enigma dell’acronimo PM

L’espressione PM, desta in tutti noi non pochi dubbi sul suo significato: sarà univoco o dietro quelle due consonanti si celano concetti, persone od oggetti? Sicuramente il significato più ovvio che, in modo quasi naturale, la maggior parte di noi gli attribuisce è quello di post meridien, espressione latina comunemente utilizzata nella lingua inglese per indicare le ore successive al mezzogiorno. La sigla è inoltre legata al mondo della giustizia indicando la figura del pubblico ministero, al mondo politico in riferimento al primo ministro o ancora al campo della chimica con il particolato (es. PM10). La lista è davvero lunga! La sua presenza non poteva mancare anche in economia con riferimento alla gestione delle aziende, quindi al management, focus dell’articolo in questione. Quindi le domande da porsi sono che cos’è il PM,chi sia il PM o entrambe?

“P” sta per?

Prima di rispondere ai quesiti è necessario definire l’ambito in cui l’espressione è utilizzata: si tratta infatti della gestione dei progetti (in inglese Project) da cui deriva il significato della consonate “P”.
Il progetto rappresenta il cuore del business di un’azienda, poiché il suo sviluppo determina l’eventuale risultato economico in termini di profitti o perdite. Il Project Management Institute definisce infatti il progetto come “combinazione di risorse umane e non, riunite in un organizzazione temporanea per raggiungere un obiettivo definito con risorse limitate”, il cui risultato è unico. Il fine ultimo o scope del progetto è quindi quello di cercare il giusto compromesso (trade-off) tra costi, tempi e qualità che rappresentano le variabili su cui committente ed appaltatore definiscono un contratto d’appalto. Quest’ultimi sono infatti gli attori, che in una fase preliminare di offerta, si accordano su quali devono essere i requisiti da ottenere, come acquisirli e in quanto tempo dopo aver individuato per esempio nuove opportunità di business.

“M” invece?

La consonante “M” identifica il concetto in sé di Management, ma anche la persona del Manager.
Secondo l’esperto di gestione dei progetti Russel D. Archilbald il Poject Management “è la gestione sistematica di un’impresa complessa, unica, di durata limitata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaramente predeterminato, mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi, tempi, qualità”. Il ruolo del Project Management è quindi quello di definire gli obiettivi globali del progetto, in modo da poter determinare e controllare le attività esecutive e guidare coloro che ne sono coinvolti.
Il Project Manager invece è l’individuo responsabile della gestione del progetto sia dal lato del committente che del contraente in termini di rispetto di costi, tempi e qualità ma anche dei flussi finanziari o cash flow della commessa. Il PM non è soltanto un leader, deve anche avere spirito di iniziativa, motivare chi lavora con lui e deve essere un negoziatore tra committente ed appaltatore. La sua principale competenza è infatti quella comunicativa, seguita da competenze organizzative, di team bulding, di gestione ed infine tecnologiche.

Excursus sulle principali fasi della gestione dei progetti

Dall’analisi fatta si evince come dietro due semplici consonanti si nasconde qualcosa di più concreto ed utile alle aziende: la gestione dei progetti infatti occupa una posizione rilevante all’interno di un’organizzazione poiché è un ottimo modus operandi per aver successo. Difatti alla fase preliminare di offerta (di cui sopra accennato) in cui si identifica e valuta la fattibilità di una nuova opportunità di business, segue una fase di identificazione di tutte quelle attività che consentono di portare avanti e concretizzare gli obiettivi fissati, nota come pianificazione. Operativamente si costruisce la WBS, Work Breakdown Structure, che suddivide le attività del progetto per livelli seguendo logiche diverse come quella funzionale, spaziale o dei processi di lavoro. A questa si aggiungono altre strutture come la OBS, Organization Breakdown Structure, che identifica le risorse umane coinvolte nell’esecuzione del progetto, con relativa responsabilià; la CBS, Cost Breakdown Structure, che attribuisce invece i costi ad ogni attività. La fase di pianificazione è seguita da quella di programmazione nella quale le attività vengono schedulate nel tempo in modo da rispettare i tempi di consegna. Gli strumenti più utilizzati sono il Diagramma di Gantt o le tecniche reticolari AON (Activity On Node) e AOA (Activity On Arrows) attraverso le quali è possibile individuare le attività in ritardo o in anticipo in modo da poter adottare azioni correttive. Segue poi la fase di identificazione dei rischi, ovvero tutti quelli eventi o condizioni che se dovessero verificarsi avrebbero degli effetti sul progetto: i rischi infatti non sono solo delle minacce ma anche delle opportunità individuabili, misurabili attraverso probabilità di accadimento ed impatto. Infine le fasi più trasversali di tutta la gestione del progetto sono quelle di monitoraggio e controllo: la prima misura l’andamento del progetto, le sue performance ovvero se vi sono degli scostamenti tra obiettivi iniziali e quelli realmente raggiunti, l’impatto di eventuali variazioni sul progetto. La seconda invece ha il compito di mantenere il progetto all’interno degli obiettivi iniziali e di riorganizzarlo e riprogrammarlo nel caso in cui devono essere prese delle azioni correttive.

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Alessandra Ferrara

Siciliana nel cuore. Sono un'ingegnere gestionale, ma adoro scrivere ed essere informata sempre sul mondo che mi circonda!