La fase iniziale ha previsto lo studio delle linee guida TED, che definiscono rigorosamente struttura e stile per i siti TEDx. Il cliente ha fornito il tema dell'evento, l’identità visiva e i contenuti base per la comunicazione. Le linee guida hanno garantito coerenza con il brand internazionale. La collaborazione costante con il cliente ha permesso un ottimo allineamento e una gestione efficace dell'annuncio progressivo degli speaker sul sito ufficiale. I vincoli TED hanno però ridotto la libertà progettuale e la personalizzazione. La necessità di apportare modifiche rapide ai contenuti ha aumentato la complessità del coordinamento operativo durante le fasi calde del progetto.

Il progetto è stato sviluppato in stretta collaborazione con il cliente. Il piano editoriale e i contenuti del sito sono stati definiti congiuntamente e sottoposti ad approvazione continua. La coordinazione tra le parti si è rivelata fondamentale soprattutto nei momenti critici, quando alcuni contenuti hanno dovuto essere modificati o sostituiti rapidamente per fattori esterni. Infine, le attività del nostro team si sono svolte sotto il coordinamento del team organizzativo, con un ruolo operativo a supporto della gestione dell’intera giornata. Ci siamo occupati dell’accoglienza dei partecipanti, del supporto tecnico in sala (in particolare per video e audio), del coordinamento degli speaker e dell’organizzazione dell’aperitivo conclusivo. Durante l’evento, abbiamo inoltre curato la produzione di contenuti social in tempo reale e la realizzazione dell’aftermovie.

Il sito è stato completato nei tempi prestabiliti e ha supportato efficacemente la comunicazione dell’evento. Il successo del progetto è stato confermato dalla buona copertura social dell’evento, dall’elevata partecipazione registrata e dai feedback positivi espressi dal cliente, che ha apprezzato la chiarezza delle informazioni e la capacità di adattamento del team nei momenti critici.